Door Daphne Shinn

Vaak zet een opdrachtgever pas een extra webredacteur in zodra een project in volle gang is. Bij het College ter Beoordeling van Geneesmiddelen (CBG) mocht ik eerder aansluiten. Ik zou de webredacteur gaan vervangen die al een hele tijd bezig was met het voorbereiden van een nieuw intranet. Voor de overdracht kregen we ruim drie weken. Heerlijk, want dat gaf ons de kans om het concept en het commentaar van de klankbordgroep te verwerken in een functioneel ontwerp (FO).

Niet dat het Functioneel Ontwerp in drie weken af was, maar de basis stond, en daar kon ik vervolgens mee verder. Het was een uitdaging om bijna 20 verschillende templates (webpagina's, objectitems) tot in detail te omschrijven, inclusief de samenhang. En dan moet je niet denken dat dat FO vervolgens helemaal overeind bleef. Zeker als je als 'opdrachtgever' een FO maakt, verandert daar tijdens het project nog heel wat aan.

Nog afgezien van voortschrijdend inzicht en (hopelijk) goede adviezen van je implementatiepartner, weet je bij het schrijven van het FO immers (meestal) nog niet met welk cms je gaat bouwen, en is er nog geen grafisch ontwerp. En die aspecten hebben uiteraard invloed op het FO. Zo is het zonde van het geld om een cms helemaal te verbouwen door middel van maatwerk, als een vergelijkbare functionaliteit in het cms ook volstaat. Dat geld kun je beter aan andere functionaliteit besteden. En al is gebruikersvriendelijkheid/usability belangrijker dan het ontwerp, het oog wil ook wat.

Verliep alles vlekkeloos en ging het project drie keer zo snel? Nee, dat niet. Maar ik denk dat de tijd die het kost om een uitgebreid initieel FO te maken, in de rest van het traject zeker voldoende oplevert:

1) Met behulp van het FO en het Programma van Eisen kon Jeroen voor het CBG een voorselectie van cms'en maken, en daarmee ook van mogelijke implementatiepartners. Zo kon het CBG bij de offerte-aanvraag focussen op partijen met cms'en die goed aansloten op hun wensen.

2) Omdat het FO duidelijk maakte wat het CBG precies verwachtte, waren de verschillende offertes veel beter met elkaar te vergelijken, dan wanneer offertes worden geschreven 'enkel' op basis van visie of concept.

3) Gedurende het project konden we ontwerpen en beslissingen steeds langs het FO leggen. Dat maakte het makkelijker koers te houden, en om tegenover de implementatiepartner vast te houden aan het concept.

4) Aan het einde van het project konden we tot in detail aangeven waar we waren afgeweken van het initiële concept, en beargumenteren waarom.