Door Pieter Pennings, november 2011

De gemeente Heemstede laat een nieuwe corporate website bouwen, heemstede.nl De huidige website is verouderd en is nodig toe aan een nieuw jasje en vernieuwde inhoud. Aan Romae vroeg de gemeente om te helpen bij het verbeteren van de structuur en het actualiseren en migreren van de content.

Structuur

Voordat ik bij Heemstede aan de slag ging, heeft oud-collega Matthijs de Noord eerder dit jaar geholpen met het aanpassen van de structuur voor de nieuwe site. In grote lijnen stond de structuur dus op papier. Gedurende de actualisatie en migratie is de structuur nog wat aangepast. Zoals tijdens het bouwen van een website vaak nog zaken veranderen door voortschrijdend inzicht, is ook het bedenken van de juiste structuur aan verandering onderhevig.
Overigens vind ik toch dat - net als bij de rijksoverheid - alle gemeenten dezelfde website mogen hebben, in plaats van steeds het wiel opnieuw uit te vinden. Dat scheelt de belastingbetaler nog een hoop geld ook.

Commitment

Wat snel duidelijk werd is dat de content behoorlijk verouderd was. We hadden de beleidsambtenaren dus hard nodig om de boel te actualiseren. Dus daar maakten we gelijk een prioriteit van: namen en rugnummers van ambtenaren achter de onderwerpen zetten en vragen maar.
 

Gedeeld document

De betrokken communicatieadviseur Ilse had gelukkig al het nodige voorbereidingswerk gedaan. Ik kon een Excelbestand met de content goed gebruiken als input voor een werkdocument waar we later alle vorderingen in bijhielden. Dit bestand deelde ik via Google Docs zodat de betrokken communicatiemensen en Romae-collega Grietje Schreuders makkelijk konden zien hoever we waren en zelf wijzigingen aan konden geven. Grietje startte enkele weken later na mij bij Heemstede om mij te helpen met de migratie en alles wat daarbij komt kijken.

Flexwerken

Werken bij Heemstede was erg prettig. Circa 3 jaar geleden is het gemeentehuis uitgebouwd en intern geheel vernieuwd. Uitgangspunt: 100% flexwerkplekken voor de ambtenaren. En het resultaat mag er zijn. De manier waarop de gemeente dit heeft aangepakt is bewonderenswaardig. Als gemeente was Heemstede voorloper en heeft een voorbeeldfunctie voor veel andere organisaties.  Ik merkte dat een prettige werkomgeving een positieve invloed heeft op je functioneren. Dat mag dus een investering waard zijn.

CMS en website bouwer

De oude website draait op het commerciële CMS Smartsite. Voor de nieuwe site maakt Heemstede de overstap naar Open Source CMS Typo3. Ze is voor het ontwerpen en bouwen van de site in zee gegaan met het Arnhemse bedrijf Netcreators. Dat richt zich op gemeenten met een standaard ‘gem-site’. Gemeenten kunnen bij Netcreators relatief goedkoop een site laten maken omdat de basis er al is. Een gemeente kan vervolgens met de eigen huisstijl en voorkeuren uitbouwen naar een eigen ontwerp. Uiteraard zit niet alles in het basispakket en komt er ook maatwerk bij kijken, ondanks dat de meeste gemeenten dezelfde modules gebruiken (nieuws, producten&diensten, raadsinformatiesysteem enz).

Wij hadden onze klus op tijd klaar. Hoewel het aantal geraamde uren uiteindelijk iets te krap was om de puntjes op de i te kunnen zetten. Maar meer geld voor extra uren was er niet. Door de vertraagde technische oplevering van de site werd de livegang een maand opgeschoven naar 1 december.