Voortgangsrapportages, noodzakelijk kwaad
De eerste voortgangsrapportage die ik ooit zag, kwam van De Projectleider. Een échte, die niets anders deed dan tig projecten tegelijk soepel laten verlopen. Als ik het over hem heb, noem ik hem nog altijd 'de projectleider die voortgangsrapportages schéét'.
Toch is een voortgangsrapportage vaak een handig instrument om jezelf en je opdrachtgevers scherp te houden.
Al kreeg ik hoofdpijn van de excelsheets van De Projectleider - uren uitgesplitst in honderden kolommetjes, eindeloze risicoinschattingen, 'percentage gereed' per projectresultaat - toch ben ik hem dankbaar. Hij hield de touwtjes strak, had alles in de smiezen. Ik hield balletjes in de lucht, maar hij wist al waar er nog meer zouden vallen…
Door zijn enorme overkill aan rapportages destijds, schrik ik nu niet meer zo snel van risico-inschattingen, afhankelijkheidsschema's en planningen in enge excelsheets…
…en heb ik inmiddels wel een beetje in de gaten wat handig is om te rapporteren:
- Voortgang in grote lijnen op deelgebieden (onderdelen van het project, deelplanningen)
- Issues (vraagstukken die aandacht nodig hebben)
- Risico's (wat kan er fout gaan) en evt. afhankelijkheid (als het fout gaat, wat gebeurt er dan en wat is de impact op het project)
- Budget
Hoe gedetailleerd en hoe vaak je zo'n voortgangsrapportage maakt, hangt af van het project en de opdrachtgever. Het is een middel, geen doel. Tweewekelijks is vaak voldoende, soms zijn er uitschieters naar één keer per maand (vooral bij trage besluitvorming) of één keer per week (in de 'piek' van het project).
De ideale voortgangsrapportage
Bestaat er zoiets als de ideale voortgangsreportage? Als iemand ideeën heeft, of een mooi voorbeeld, dan hou ik me aanbevolen! Reacties graag hieronder.
Lees onze gratis nieuwsbrief
Blijf op de hoogte van de laatste projecten van Romae en schrijf je in voor onze nieuwsbrief.
Eenmaal per vier weken sturen we al onze Liquimondo-abonnees een update, en eenmaal per vier weken sturen we een Romae-nieuwsbrief.
Romae.nl
Welkom op Romae.nl. Op deze website vindt u informatie over onze:
Romae is onderdeel van Liquimondo


Reacties
Er zijn nog geen reacties geplaatst.
Reageer